ÉNONCÉ DE LA COALITION ZÉRO ÉMISSION QUÉBEC SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

(Utilisateur de l’Alliance zéro émission Québec)

À la Coalition zéro émission Québec (CZÉQ), une partie essentielle de notre engagement envers vous, membre, partenaire et autre utilisateur de la CZÉQ, consiste à respecter votre droit à la vie privée. Le respect rigoureux de la confidentialité de vos renseignements personnels est d’une importance primordiale dans nos activités et fait partie intégrante de notre engagement à vous offrir l’excellence en matière de service et de privilèges.

Le présent énoncé vous permettra de mieux comprendre comment la CZÉQ recueille, utilise, protège et communique vos renseignements personnels et l’étendue de votre droit à y accéder. Elle s’applique à tous les membres, partenaires et utilisateurs des services admissibles (actuels et éventuels) ayant adhéré à la CZÉQ (ci-après collectivement désignés « Utilisateurs »).

On peut obtenir un exemplaire de l’énoncé sur notre site Internet, à l’adresse www.loizeroemission.com, dans la section Politique de confidentialité. La CZÉQ peut apporter des modifications au présent énoncé de temps à autre. Pour consulter la version la plus récente, veuillez visiter le site www.loizeroemission.com.

Termes importants

Dans le présent énoncé, les définitions suivantes s’appliquent.

Lorsqu’il est question de « renseignements », de « renseignements personnels », de « renseignements vous concernant » ou d’« information », il s’agit de données concernant une personne identifiable. Il peut notamment s’agir de votre âge, de votre état civil et de votre statut professionnel.

Les termes « CZÉQ », « nous », « notre » et « nos » désignent la Coalition zéro émission Québec.

Les termes « Utilisateurs », « vous », « votre » et « vos » désignent un Membre, un Partenaire et un utilisateur dûment inscrit à la CZÉQ.

Nos principes en matière de protection des renseignements personnels

Au moment de recueillir, d’utiliser, de communiquer ou de protéger les renseignements personnels qui vous concernent, la CZÉQ observe les principes suivants :

1. Déterminer les fins de la collecte et obtenir votre consentement – Les fins pour lesquelles nous recueillons des renseignements personnels sont expliquées au moment de leur collecte ou avant. Nous obtenons votre consentement avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer ces renseignements, sauf si la loi nous le permet ou nous y oblige.

2. Limiter la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels – Nous limitons la collecte des renseignements personnels nécessaires aux fins établies. Ce faisant, nous avons seulement recours à des moyens justes qui respectent la loi. Nous n’utilisons ni ne communiquons vos renseignements personnels qu’aux fins établies avant la collecte, sauf si vous nous y autorisez ou si la loi nous le permet ou nous y oblige. Nous les conservons seulement pendant la période nécessaire pour répondre à ces fins.

3. Mettre à jour vos renseignements personnels et vous y donner accès – Nous prenons soin de garder les renseignements personnels aussi exacts, complets et à jour que possible, compte tenu des fins pour lesquelles ils sont utilisés. Sur demande, nous vous donnons accès aux renseignements personnels qui vous concernent. Vous pouvez nous demander de quelle manière vos renseignements seront utilisés ou communiqués, vous assurer qu’ils sont exacts ou complets et les mettre à jour au besoin.

4. Protéger vos renseignements personnels – Nous assurons la confidentialité des renseignements personnels en prenant des mesures de sécurité choisies en fonction de la sensibilité des renseignements.

5. Résoudre vos préoccupations – Nous sommes responsables des renseignements personnels confiés à notre garde. Nous comptons, à la CZÉQ, des personnes désignées responsables de la conformité à nos principes en ce qui a trait au respect du droit à la vie privée. Nous mettons à votre disposition des renseignements sur nos politiques et nos pratiques de gestion de vos renseignements personnels. Nous tenons compte de vos préoccupations. Nous vous proposons des mesures à suivre si vous avez des questions ou des préoccupations sur la protection de vos renseignements personnels.

Déterminer les fins de la collecte et obtenir votre consentement (partie 1)

Nous déterminons pourquoi nous recueillons des renseignements personnels vous concernant et comment nous allons les utiliser

Tout au long de notre relation avec vous, nous recueillerons, utiliserons et communiquerons des renseignements personnels vous concernant aux fins suivantes :
1. établir votre identité;
2. nous protéger et vous protéger contre les erreurs et la fraude;
3. comprendre vos besoins en matière de services et de privilèges et déterminer ceux auxquels vous avez droit;
4. vous recommander les services et privilèges en particulier afin de répondre à vos besoins;
5. la mise en place et l’administration de nos programmes et services, ce qui inclut l’administration des programmes faisant l’objet d’entente entre la CZÉQ et ses partenaires et les services offerts directement par la CZÉQ;
6. la participation des utilisateurs à des promotions et à des concours;
7. les communications avec les utilisateurs et l’envoi du bulletin électronique de l’AZÉQ;
8. permettre à nos partenaires de vous offrir les privilèges sur une base continue;
9. mettre à jour vos renseignements personnels détenus par la CZÉQ;
10. satisfaire aux exigences juridiques ou réglementaires.

Si nous avons besoin de vos renseignements personnels à d’autres fins, nous vous en expliquerons les raisons. Nous obtenons la plupart des renseignements personnels directement de vous ou par l’intermédiaire des produits et services que vous utilisez. À l’occasion, nous pourrons tirer cette information d’autres sources. Par exemple, lorsque vous nous en donnez l’autorisation, nous pourrions vérifier certains des renseignements que vous nous fournissez auprès de nos partenaires. En règle générale, si nous obtenons des renseignements d’une source autre que vous, par exemple d’un partenaire, nous en consignons la provenance.

Nous pouvons examiner et analyser les demandes d’adhésion que vous avez remplies, votre profil et d’autres renseignements personnels. Nous agirons ainsi pour vous proposer des solutions qui répondent à vos besoins et pour concevoir d’autres services et privilèges susceptibles de satisfaire nos utilisateurs.

Vos renseignements personnels sont recueillis, utilisés et communiqués avec votre autorisation. Lorsque vous vous inscrivez à titre de membre, partenaire ou tout autre utilisateur de la CZÉQ ou lorsque vous présentez une demande de service directement à la CZÉQ, nous vous expliquons le présent énoncé et nous obtenons votre consentement. Selon le cas, ce consentement nous permet :

1. de vous offrir l’accès à d’autres services offerts par nous ou à d’autres privilèges offerts par nos partenaires;
2. de vous envoyer des renseignements sur les services et privilèges par l’intermédiaire de la publicité directe;
3. de communiquer des renseignements à votre sujet en toute confiance au sein de la CZÉQ et de ses partenaires (dans la mesure où la loi le permet);
4. d’obtenir des renseignements vous concernant d’autres sources et de les communiquer à ces dernières aux fins d’administration des programmes de la CZÉQ.

Si vous vous procurez un service ou un privilège et que vous le détenez ou en êtes responsable avec autrui (par exemple, votre conjoint, etc.), nous pourrons partager avec ces personnes vos renseignements personnels se rapportant à ce service ou ce privilège. D’autre part, si vous nous y autorisez, nous pourrons communiquer ces renseignements à toute autre personne dont vous nous donnez le nom.

Abstraction faite des « Cas dans lesquels votre consentement n’est pas requis » (voir la partie 2), nous ne communiquerons aucun renseignement vous concernant à des personnes ne faisant pas partie de la CZÉQ sans votre consentement. De même, si nous voulons utiliser vos renseignements personnels à des fins dont nous ne vous avons pas parlé au préalable, nous vous demanderons votre consentement.

Il existe de nombreuses manières d’obtenir votre consentement

Nous pouvons obtenir votre consentement de manière expresse par écrit, par voie électronique ou verbalement. Votre consentement peut aussi être implicite, lorsque vous avez pris certaines mesures ou lorsque vous continuez d’utiliser un service ou un privilège après avoir été avisé d’un changement. Dans certains cas, la loi nous oblige à obtenir un consentement explicite; dans un tel cas, nous nous assurerons de le faire.

Exemples de consentement explicite :

Par écrit : vous signez une demande comprenant la disposition « J’accepte les modalités énoncées », ou toute autre disposition au même effet.

Par voie électronique : on vous demande, lors d’un échange en ligne, de reconnaître des obligations juridiques ou de consentir à certaines déclarations. En sélectionnant « J’accepte », vous accordez votre consentement par voie électronique.

Par consentement verbal : un représentant de la CAZÉQ vous demande si vous acceptez que nous obtenions vos renseignements auprès d’un tiers désigné. En acceptant, vous donnez votre consentement verbal.

Exemple de consentement implicite :

Mesure prise par vous : à titre d’utilisateur, vous utilisez les services de la CZÉQ, et nous vous informons de modifications apportées aux modalités applicables à ces services; nous pouvons conclure que vous les acceptez si vous continuez d’utiliser ces services (dans la mesure où la loi le permet).

Consentement unanime et options à votre disposition

Au cours de votre relation avec nous, il y aura plusieurs situations où votre consentement unanime sera demandé. Nous vous les décrivons ci-dessous, afin que vous sachiez dans quels cas vous pouvez opposer un refus ou retirer votre consentement et que vous connaissiez les limites de vos droits en cette matière.

Le retrait de votre consentement n’a généralement aucune incidence sur votre admissibilité aux offres de la CZÉQ. Cependant, si vous refusez de donner votre consentement ou le retirez, il est possible que nous ne puissions vous offrir un service ou un privilège particulier. En l’occurrence, nous vous expliquerons les répercussions de ce geste, afin de vous aider à prendre votre décision.

Vous pouvez choisir de ne pas recevoir de publicité directe

Nous pouvons, à l’occasion, vous informer des services que nous offrons ou vous informer des privilèges offerts par l’entremise de nos partenaires – y compris lors d’activités de promotion – par publicité directe, au téléphone, par courriel ou autrement, si nous pensons que ces derniers pourraient vous intéresser. Dans un tel cas, votre consentement est facultatif, et vous pouvez le retirer à tout moment. Si vous décidez de ne plus recevoir de publicité directe, cela ne diminuera en rien les renseignements qui vous sont donnés lors d’entretiens avec des représentants de la CZÉQ, ni l’information que la loi nous oblige à vous faire parvenir ou qui se rapporte à vos services ou privilèges actuels.

Nous pouvons échanger des renseignements avec nos partenaires de programmes

Nous pourrons échanger des renseignements personnels vous concernant avec nos partenaires offrant des privilèges à nos utilisateurs dans tous les cas où l’administration du programme l’exige. Si vous retirez votre consentement à cet égard, nous ne pourrons pas continuer à vous faire bénéficier des privilèges avec nos partenaires.

Pour retirer votre consentement : communiquez avec le représentant de La CZÉQ responsable de la gestion des consentements (514) 767-8299 ou retirer directement votre consentement sur votre profil.

Dès que vous aurez retiré votre consentement, nous mettrons votre dossier à jour le plus rapidement possible. Cela peut prendre un certain temps, car bon nombre de dossiers ne peuvent être corrigés que lors des mises à jour régulières; en ce cas, votre choix risque de ne pas être appliqué pour une promotion en cours.

Limiter la collecte, l’utilisation et la communication
de vos renseignements personnels (partie 2)

Nous limitons au minimum la collecte des renseignements personnels

Nous recueillons différents types de renseignements personnels auprès de vous et d’autres sources, toutefois nous limitons la collecte des renseignements à ceux qui sont nécessaires aux fins déterminées. Les renseignements que nous demandons dépendent du produit ou du service demandé. Signalons que nous pourrions avoir de nouvelles questions à poser, si les exigences juridiques ou réglementaires sont modifiées.

Types de renseignements personnels recueillis

Voici quelques exemples de renseignements que nous devons recueillir pour offrir nos services et privilèges:

Renseignements sur l’utilisateur – Nous avons besoin de renseignements sur vous pour déterminer votre admissibilité à nos services et privilèges. Ces renseignements nous permettent de nous assurer que les services et privilèges que nous vous offrons conviennent à votre situation.

Utilisation, communication et conservation de vos renseignements personnels – Nous n’utilisons ni ne communiquons vos renseignements personnels qu’aux fins déterminées avant la collecte, sauf si vous nous y autorisez ou conformément aux dispositions ci-dessous. Nous ne les conservons qu’aussi longtemps qu’il le faut pour atteindre les fins établies.

Cas dans lesquels votre consentement n’est pas requis?

Dans certaines situations exceptionnelles, nous pouvons recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements sans votre consentement, notamment

1. si nous avons recours aux services d’un fournisseur indépendant pour effectuer des travaux pour nous.

À l’occasion, nous pouvons recourir aux compétences de fournisseurs indépendants pour effectuer des travaux nécessitant la communication de certains renseignements à votre sujet. Nous pouvons par exemple recourir à des fournisseurs pour imprimer des cartes des utilisateurs, réaliser des initiatives de télémarketing, etc. Nous choisissons ces fournisseurs avec soin et nous insistons pour qu’ils appliquent des normes de respect de la vie privée et de sécurité qui répondent à nos exigences. Nous pouvons partager vos renseignements avec eux, sur une base confidentielle, afin de traiter votre inscription, vos demandes de service ou de privilège, offrir un service aux utilisateurs, promouvoir ce service ou à toute autre fin raisonnable.

2. Si la loi nous le permet ou nous y oblige

Les tribunaux ou d’autres autorités juridiques ou réglementaires peuvent nous obliger à divulguer des renseignements. Dans un tel cas, notre politique consiste à ne communiquer que les renseignements que nous sommes tenus de communiquer. Nous pouvons aussi recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements sans votre consentement lorsque la loi nous le permet. Par exemple, nous pouvons recueillir et utiliser des renseignements accessibles au public, tels que l’information se trouvant dans un annuaire téléphonique, à des fins de service aux utilisateurs ou de commercialisation.

Vos renseignements personnels pourraient se trouver à l’extérieur du Québec

La CZÉQ, ses fournisseurs et les tiers auxquels elle communique des renseignements conformément au présent énoncé peuvent exercer certaines de leurs activités ailleurs qu’au Québec. En conséquence, vos renseignements personnels peuvent être utilisés, conservés ou consultés en toute sécurité, mais en vertu de lois d’autres pays. Vos renseignements personnels pourraient être communiqués, par exemple, en réponse à des demandes valides provenant d’autorités gouvernementales, de tribunaux ou d’organismes d’exécution de la loi de ces pays.

Conservation de vos renseignements personnels

La durée pendant laquelle nous conservons les renseignements à votre sujet dépend de votre statut d’utilisateur, du service ou de privilège et de la nature de ces renseignements. Nous disposons de normes de conservation répondant aux besoins dictés par le service aux utilisateurs, les lois et les règlements. Pour toutes ces raisons, il est possible que nous conservions des renseignements même après la fin de votre relation avec nous. Lorsque nous n’avons plus besoin des renseignements vous concernant, nous les détruisons ou supprimons ceux qui permettent de vous identifier de façon sécuritaire.

Mettre à jour vos renseignements personnels
et vous y donner accès (partie 3)

Avec votre aide, nous veillons à assurer l’exactitude des renseignements à votre sujet

Nous prenons soin de garder les renseignements personnels dans nos dossiers aussi exacts, complets et à jour que possible aux fins d’utilisation de ces derniers. Cependant, nous comptons également sur vous pour nous faire part de toute modification.

Il est important de vous assurer que les renseignements personnels que détient La CZÉQ à votre sujet sont exacts et complets. Nous pouvons ainsi continuer de vous offrir un service de qualité supérieure et de vous proposer des services et privilèges qui conviennent à vos besoins.

Pour mettre à jour votre adresse ainsi que d’autres renseignements personnels :

1. envoyez un courriel à mlanglois@czeq.org en prenant soin de vous identifier et de nous communiquer les renseignements modifiés vous concernant; ou

2. contactez La CZÉQ au numéro (514) 767-8299.

Vous pouvez consulter vos renseignements personnels

Vous pouvez accéder aux renseignements personnels détenus sur vous en faisant la demande auprès de la CZÉQ. Nous vous demanderons de présenter une demande par écrit adressée au Responsable de la protection des renseignements personnels de la CZÉQ et de nous donner les détails nécessaires pour que nous comprenions la situation et soyons en mesure de rechercher les renseignements voulus. Nous exigerons que vous nous présentiez une preuve d’identité avant de lancer la recherche ou de vous donner accès à vos renseignements personnels. Dans ce dernier cas, nous vous répondrons dans les 30 jours suivants la réception de la totalité des renseignements voulus; si nous avons besoin de plus de temps, nous vous en informerons par écrit.

Il est possible que l’accès à vos renseignements exige certains frais. Nous vous les indiquerons à l’avance.

Votre droit d’accès à vos renseignements peut être restreint

Il pourrait être inopportun pour nous de vous divulguer certains types de renseignements. Nos dossiers, par exemple, peuvent renfermer des renseignements sur d’autres utilisateurs ou de l’information confidentielle appartenant à La CZÉQ ou assujettie à des privilèges juridiques. Comme nous devons protéger la confidentialité de ces renseignements et les droits de chacun, nous ne pouvons vous permettre de consulter ces renseignements. Néanmoins, nous nous efforcerons de supprimer les renseignements confidentiels et de vous donner accès aux données restantes.

Si nous sommes dans l’impossibilité de vous donner accès aux renseignements, nous vous en expliquerons les raisons, sous réserve de toutes restrictions juridiques ou réglementaires applicables.

Renseignements personnels obtenus de tiers ou communiqués à autrui

Si nous avons obtenu des renseignements à votre sujet auprès d’autres personnes, vous pouvez nous demander de vous indiquer la provenance de ces renseignements.

Sur demande et si la loi nous le permet, nous vous fournirons le nom des sociétés ou organismes extérieurs à qui nous avons, le cas échéant, communiqué des renseignements personnels à votre sujet. Nous ne pourrons cependant pas inclure les fournisseurs externes à qui nous avons confié certaines tâches comme l’impression de carte de membre, le télémarketing ou le traitement de données.

Vous pouvez faire corriger vos renseignements personnels

Si vous nous informez que les renseignements qui vous concernent sont désuets ou incorrects, nous mettrons à jour nos dossiers en conséquence. Dans la mesure du possible, nous corrigerons tout renseignement que nous pourrions avoir communiqué à une entreprise de l’extérieur.

Protéger vos renseignements personnels (partie 4)

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

Nous limitons l’accès à vos renseignements personnels et les stockons de façon sécuritaire. Selon leur nature, ces renseignements peuvent être gardés à La CZÉQ, dans divers systèmes informatiques sécurisés ou dans les installations de stockage de La CZÉQ ou de ses fournisseurs externes.

En plus des dispositifs de sécurité physiques et électroniques utilisés pour assurer la protection de vos renseignements personnels, nous avons mis en place des normes de sécurité destinées à protéger nos systèmes informatiques et vos renseignements personnels contre toute utilisation ou tout accès non autorisé.

Nous vérifions régulièrement nos procédures en matière de sécurité des renseignements et procédons à des évaluations afin de nous assurer qu’elles demeurent efficaces et appropriées. Les employés ou bénévoles qui ont accès à vos renseignements sont informés sur la manière d’en assurer la confidentialité. Tous les employés ou bénévoles doivent signer une entente stipulant que la préservation de la confidentialité constitue une condition d’emploi de La CZÉQ.

Avec nos fournisseurs externes et nos partenaires, nous signons des contrats et prenons d’autres mesures pour assurer la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels et interdire leur utilisation à des fins non autorisées.

Nous ne donnons accès à vos renseignements personnels qu’aux personnes qui en ont besoin pour fournir nos services ou privilèges ou si la loi nous le permet ou nous y oblige.

Comment pouvez-vous protéger vos renseignements personnels?

Il existe des mesures simples, mais tout de même très importantes, que vous pouvez prendre pour protéger la confidentialité de vos renseignements personnels.

Assurez-vous que les coordonnées permettant de vous joindre sont à jour

Vous contribuerez à réduire au minimum le risque que des renseignements personnels vous concernant soient mal acheminés si vous vous assurez que La CZÉQ possède votre adresse et vos coordonnées les plus récentes. À la section intitulée « Avec votre aide, nous veillons à assurer l’exactitude des renseignements à votre sujet » de la partie 3 de cet énoncé, nous expliquons comment vérifier et corriger vos renseignements personnels.

Réduisez les risques de vol d’identité :

1. visitez le site du Comité des mesures en matière de consommation au www.cmcweb.ca à la page http://cmcweb.ca/eic/site/cmc-cmc.nsf/fra/fe00084.html et prenez connaissance des renseignements sur la « Liste de vérification concernant le vol d’identité des consommateurs »;

2. ne donnez aucun renseignement personnel au téléphone, à moins que l’appel ne soit fait à votre initiative ou que vous sachiez à qui vous avez affaire.

La conformité à cet énoncé fait partie de nos responsabilités

Nous avons mis en place des procédures pour aider nos employés ou bénévoles à se conformer au présent énoncé, de même qu’à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec).

Nous faisons régulièrement des contrôles pour nous assurer que nos procédures et mesures de sécurité demeurent efficaces et sont bien administrées. Notre Responsable de la protection des renseignements personnels a pour tâche de superviser la conformité à cet énoncé.
Si vous avez des questions sur nos politiques et pratiques de gestion des renseignements personnels qui n’auraient pas été abordées dans le présent énoncé, veuillez nous en faire part afin que nous puissions vous fournir de plus amples renseignements.